Neues Terminvergabesystem für Schengen-Visa

Neues Terminvergabesystem für Schengen-Visa

Die Gesandtin der Bundesrepublik Deutschland in der Islamischen Republik Iran und Chargée d’Affaires a.i., Marian Schuegraf, im Interview über das neue Terminvergabesystem der Deutschen Botschaft Teheran für Schengen-Visa. Erschienen in persischer Sprache am 26.09.2016 in der Tageszeitung Iran.

Iran und Deutschland haben seit Jahren gute Beziehungen in verschiedenen politischen und wirtschaftlichen Gebieten gepflegt und beide Länder haben sich immer bemüht diese Beziehungen weiter auszubauen. Daher beabsichtigen viele Iraner aus vielerlei Gründen, wissenschaftlichen, geschäftlichen und zum Vergnügen, nach Deutschland zu reisen. Angesichts der Entwicklungen in der Außenpolitik Irans, wie schätzen Sie die Entwicklung der Anträge ein?

Wir wollen die langjährigen Beziehungen zwischen Iran und Deutschland in der ganzen Breite erneuern, nicht nur politisch-ökonomisch, sondern auch kulturell und zwischengesellschaftlich. Daher freuen wir uns über das wachsende Interesse vieler Iraner an Deutschland, das wir auch an der steigenden Zahl von Visaanträgen festmachen. Im Jahr 2015 haben wir ca. 52.000 Visaanträge bearbeitet und ca. 47.000 Visa erteilt. Für das laufende Jahr erwarten wir einen deutlichen Anstieg. Natürlich wollen wir dieser Nachfrage gerecht werden und alle, die Deutschland besuchen wollen, dabei unterstützen. Es ist erfreulich, dass das Interesse gegenseitig ist und auch wieder mehr Deutsche nach Iran reisen wollen, insbesondere Touristen, die an Kultur- und Bildungsreisen teilnehmen.

In wie weit ist die steigende Tendenz der iranischen und deutschen Antragssteller von der Änderung der Herangehensweise Irans in Auslandsbeziehungen und der Nukleareinigung beeinflusst?

Nach Abschluss des Joint Comprehensive Plan of Action (JCPoA) haben die Antragszahlen deutlich zugenommen. Die deutsche Presse berichtet immer wieder über das wachsende Interesse deutscher Reisender an Reisen nach Iran.

Angesichts der Steigerung der Anzahl der Reisen, haben Sie besondere Maßnahmen für iranische Antragssteller ergriffen?


Wir haben sofort reagiert und die Anzahl der Mitarbeiter in der Visastelle erhöht. Weil wir damit an die Grenzen unserer räumlichen Kapazitäten gestoßen sind, werden wir die Visastelle an einen anderen Ort verlegen, um die Wartezeiten weiter zu verkürzen. Ein weiteres Beispiel: Wann immer es sich anbietet und gesetzlich zulässig ist, erteilen wir auch Mehrjahresvisa, die den Antragstellern Neuanträge ersparen und damit auch bei uns Bearbeitungskapazitäten freisetzen.


Trotz der genannten Bemühungen der deutschen Botschaft entsprechend der steigenden Anzahl der Antragssteller, ist Nachrichten zufolge seit längerer Zeit das Verfahren zum Terminantrag für das Interview vom normalen Lauf abgewichen und wird leider von intransparenten Methoden begleitet und es gab bisher keine Erklärung seitens der Zuständigen in der Botschaft.. ..Warum?


Ein Terminvergabesystem ist unverzichtbar, um den Visumantragstellern die Planung ihrer Anreise zur Visastelle zu ermöglichen und um ein geordnetes Visumverfahren zu gewährleisten. Unsere kostenlose elektronische Terminvergabe ermöglicht es, konstant die höchstmögliche Zahl von Terminen zu vergeben und so die bestehenden Kapazitäten voll auszuschöpfen. Derzeit werden an der Botschaft Teheran wöchentlich annähernd 1.500 Visa-Termine angeboten. Wir stellen auch immer wieder stornierte Termine zur Verfügung. Die Personalverstärkungen werden mit dem Umzug der Visastelle auch fortgesetzt. Unser Online-Terminvergabesystem wird permanent sowohl was die Sicherheit als auch die Leistungsfähigkeit angeht von unseren Experten überwacht und verbessert. Mit Agenturen, die im Auftrag von Antragstellern gegen Bezahlung Termine buchen, arbeiten wir nicht zusammen. Wir weisen die Antragsteller darauf hin, dass die Buchung eines Termins kostenlos und die Befassung Dritter nicht notwendig ist.


Wie können die Agenturbeauftragten einfach über die Webseite der Botschaft die Termine blockieren und sie verkaufen? Diese Arbeitsmethode verstärkt den Verdacht, dass einige dieser Makler die Termine, die sie Anonym erhalten, durch manche Mitarbeiter der Botschaft erhalten.


Es ist nicht verboten, Dritte mit der Buchung eines Termins zu beauftragten. Für viele Antragsteller ist es sogar sehr wichtig, dass sie eine andere Person um Hilfe bitten können, weil sie zum Beispiel kein Internet haben oder weil ihre Verwandten oder Freunde in Deutschland dies übernehmen wollen. Gebuchte Termine können aber nicht auf andere Personen umgebucht werden. Wer unkorrekte Angaben bei der Buchung macht, wird nicht zur Antragstellung zugelassen. Wir gehen natürlich gemeinsam mit unserer Zentrale in Berlin jedem geäußerten Verdacht zu Unregelmäßigkeiten nach. Wir legen größten Wert auf transparente Verfahren und Kontrolle, um ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln sicherzustellen.


Gemäß den auf der Botschaftsseite vorhandenen Formularen, ist jeder Nutzer verpflichtet bei der Terminbuchung seine genauen Daten sprich Vorname und Name sowie die Passnummer anzugeben. Wie können dann einige trotz so einem Erfordernis mehrere Termine gleichzeitig buchen?


Im neuen System kann sich jeder registrieren und die Botschaft um einen geeigneten Terminvorschlag bitten. Jede Registrierung wird überprüft, je Passnummer wird ein Termin vergeben. Kann der Termin von der Person, für die er vergeben wurde, nicht wahrgenommen werden, verfällt er. Auch eine Umbuchung auf eine andere Person ist nach wie vor nicht möglich.

Ist bisher jemand aus diesem Grund identifiziert worden?


Es ist nicht verboten ist, einen Terminbuchungsservice anzubieten, aber eben auch nicht notwendig. Denn dank des neuen Systems kann sich jeder Antragssteller jeden Tag und rund um die Uhr auf der Website registrieren und die Visastelle um einen geeigneten Termin bitten. Dabei ist auch in Zukunft niemand auf die Hilfe anderer angewiesen. Das neue System ist sehr einfach zu bedienen und die Webseite lässt sich jederzeit ohne Probleme aufrufen. Unmittelbar nach der Registrierung bestätigt die Visastelle den Eingang der Registrierung per E-Mail. Einige Zeit später schickt die Visastelle eine zweite E-Mail, in der sie einen Termin für die Antragsstellung anbietet. Die Wartezeit auf einen Termin variiert, derzeit liegt sie bei max. sieben Wochen. Unsere ersten Erfahrungen und Rückmeldungen sind sehr positiv. Darüber hinaus beabsichtigen wir, die Visastelle an einen anderen Ort zu verlegen und die Personalkapazität zu verdoppeln, um die Wartezeiten noch weiter zu verkürzen.

Wann wird diese neue Stelle zur Visaerteilung eröffnet?


Ich hoffe, dass sie im Frühling 2017 fertig wird.


In dem neuen System werden also die Makler keine Möglichkeit zum Kauf und Verkauf der Visatermine haben?

Es gab nie die Möglichkeit, Terminhandel zu betreiben. Die Terminvergabe war schon immer kostenlos. Das Problem lag darin, dass sie sehr rasch ausgebucht waren. Mit dem neuen System wird den Antragstellern ein häufiger Besuch der Webseite erspart. Jeder kann sich jederzeit selbst registrieren und um einen Termin bitten, die Einschaltung einer Agentur ist nicht notwendig. Ältere Menschen, die Probleme mit der Internetnutzung haben, können sich bei der Registrierung von ihren Kindern oder Freunden helfen lassen. Bei der Registrierung sind, wie bisher, unter anderem Name, Passnummer und Reisezweck anzugeben. Die Botschaft vergibt die Termine dann in der Regel nach Eingang der Registrierung, also nach dem Prinzip „first come first serve“.


Was müssen diejenigen machen, die kurzfristig reisen müssen und nicht langen warten können?


Wir raten allen, den Antrag möglichst lange vor dem geplanten Reisetermin zu stellen und sich auf eine Wartezeit einzustellen. Wartezeiten gibt es übrigens nicht nur in unserer Visastelle, sondern auch in den Visastellen der anderen Mitgliedsstaaten des Schengener Übereinkommens. Diejenigen, die einen nicht verschiebbaren Termin, etwa eine internationale Konferenz wahrnehmen wollen und daher kurzfristig reisen müssen, können dies bei der Registrierung angeben. Die Visaabteilung wird sich bemühen, einen geeigneten Termin anzubieten.


Verursacht die längere Dauer des Terminvergabeprozesses nicht selbst weitere Probleme?


Unser Ziel ist, allen Antragsstellern gerecht zu werden und die Wartezeit möglichst gering zu halten. Das neue System hilft uns, die   uns zur Verfügung stehenden Kapazitäten besser zu nutzen, und bleibt ausreichend flexibel. Ich setze mich persönlich dafür ein, dass wir allen, die Deutschland besuchen wollen, auch unter schwierigen Bedingungen die besten Bedingungen für die Antragsstellung bieten können.


Es wurde gesagt, „dass es im Sommer die meisten Antragsteller gibt und in diesen Monaten, täglich 280 Antragsteller die Botschaft besuchen“. Wieso wurden für diese Jahreszeit, wo eine Zunahme der Antragsteller voraussehbar ist, keine besonderen Maßnahmen vorgesehen?


Wir stellen jedes Jahr fest, dass die Anzahl der Antragsteller im Sommer zunimmt. In dieser Zeit arbeitet unsere Visastelle mit verstärkter Kapazität. Unsere Mitarbeiter können keinen Urlaub nehmen und wir setzen viele zusätzliche Saisonkräfte ein. Seit dem JCPoA hat die Anzahl der Anträge unabhängig von der Jahreszeit erheblich zugenommen. Wir rechnen damit, dass die Zahlen von Jahr zu Jahr deutlich steigen werden, eine genauere Prognose ist derzeit aber nicht möglich.


Seit wann läuft das neue System?


Wir haben das neue System zur Registrierung am 15. August online gestellt und es wird seitdem sehr gut genutzt.


Außer den Problemen der Visaausstellung, gab es auch Meldungen bezüglich unhöfliches Verhalten einiger konsularischen Beauftragten der Botschaft gegenüber den Antragstellern. Können Sie das bestätigen?


Wir legen viel Wert auf Höflichkeit und bemühen uns, eine möglichst angenehme Atmosphäre zu schaffen. Schaltergespräche müssen jedoch angemessen kurz sein, damit möglichst viele Antragsteller zum Zuge kommen. Zudem können wir nur vollständige Anträge annehmen, fehlende Unterlagen können nicht durch Gespräche ersetzt werden.  


Gab es diesbezüglich Gespräche und Konsultationen zwischen dem iranischen Außenministerium und Ihnen?


Wir stehen mit dem iranischen Außenministerium im ständigen Austausch und führen regelmäßig Gespräche zu verschiedenen Themen, auch zum Visaverfahren, das im Rahmen der kürzlich stattgefundenen Konsultationen zu Rechts- und Konsularwesen angesprochen wurde.


Meine letzte Frage ist, hinsichtlich der Probleme mit denen die iranischen Bürger bisher konfrontiert waren, wird im neuen System die Zufriedenheit der Antragsteller genauer gemessen?


Wir rechnen damit, dass für die Antragsteller eine rasche und spürbare Verbesserung eintreten wird. Eine serviceorientierte Terminvergabe ist uns sehr wichtig. Wir sind zuversichtlich, dass das erneuerte Verfahren angenommen wird. Wir werden aber erst dann wirklich zufrieden sein, wenn die Visastelle die neuen Räume beziehen kann. Dann werden wir mehr Arbeitsräume haben und die Anzahl der Mitarbeiter erhöhen können.

Interview: Maryam Salari